Дефектура в аптеке: причины и следствия
Как часто вам приходится говорить покупателю об отсутствии запрашиваемого препарата (реализован или ожидается)? Часто ли вы сами сталкивались с тем, что не можете приобрести необходимое? Подобные ситуации возникали в жизни у каждого. Проблема с приобретением специфического товара/препарата — не самый худший вариант, так как его всегда можно заказать. Гораздо хуже, если нет возможности купить наиболее востребованный товар — бинт, шприц, перчатки и т.д. Вы думаете, что такого не может быть? Оказывается, нет! Лидеры аптечного ритейла давно начали мониторить дефектуру в точках продаж, а некоторые пошли дальше и стали фиксировать продажу последней упаковки автоматически
Днем дефицита в аптеке принято считать понедельник. В этот день еще нет новой поставки, а работа в субботу и воскресенье привела к образованию нулевых остатков по ряду позиций. Никто не сомневается, что дефектура по этим позициям будет закрыта. Товар заказан/будет заказан или уже находится в пути. Однако он не поступит в продажу прямо сейчас, когда в нем есть необходимость. Следовательно, покупатель не сможет купить товар, а аптека не получит прибыль. Кроме того, покупатель уходит в соседнюю аптеку и это вовсе не означает, что он обратится к вам в следующий раз.
Почему так происходит?
Наиболее типичные ответы:
Не всегда можно прогнозировать всплеск продаж. Это наиболее частое объяснение. Самое простое, чтобы ничего не делать.
Так получилось. Прекрасная отговорка, чтобы не выяснять, кто виноват.
Плохая база, не ведется статистика. Вполне реальная ситуация. В заказе есть позиции-двойники, позиции без дозировок или без указания количества штук в упаковке. Дистрибьютор, обрабатывая заказ, непонятные позиции просто исключает из него. Зачем морочить себе голову с изменением накладных, если привезут не то, что заказывали?
У нас автозаказ. Самая главная отговорка! Я не влияю на заказ, у меня нет на это прав или желания. Товар в аптеке отсутствует, медицинские представители доводят информацию об этом региональному менеджеру, тот — КАМу, а КАМ, в свою очередь, категорийному менеджеру. Все. Дальше ничего не происходит.
Давайте разберемся, как автозаказ и неправильное управление товарными остатками влияет на уменьшение объема продаж.
Читайте также: Что такое годовые переговоры и зачем они нужны?
Как настроен автозаказ?
Этот вопрос часто приводит в замешательство категорийных менеджеров, заведующих, а также операторов отдела закупок, поскольку они не знают на него ответ. Итак, любая доставка прежде всего должна быть «привязана» к циклу поставок, а именно ко дню заказа и доставки, а также к частоте таких доставок. Фраза «дистрибьюторы возят по торговым точкам ежедневно» — 
универсальная форма отговорки. Да, действительно, дистрибьюторы доставляют товар в большинство торговых точек ежедневно, кроме выходных. Ежедневную доставку делают и дистрибьюторы лекарственных средств, но на FMCG-рынке доставка проводится исключительно по логистическому графику, согласованному с компанией. Тогда зачем заказ фиксированному поставщику FMCG-рынка делать в понедельник, если доставка, например, по 50 торговым точкам будет проходить в течение недели? При такой организации работы в пятницу поступит заказ, сформированный по остаткам понедельника, без учета продаж понедельник–пятница. При хорошо организованной работе торговой точки этот заказ оприходуют и направят в продажу сразу. Но если товар поступит поздно, то приход будут оформлять в понедельник, следовательно, в заказе, сделанном в понедельник, не будет учтен приход, который еще не успели провести по документам. Результат — затоваривание аптеки.
Читайте также: Категорийный менеджмент: инструмент управления ассортиментом или вымысел?
Существуют также отличия в поставке товара в распределительный центр и торговую точку. Казалось бы, распределительный центр удлиняет логистический цикл, так как заказ сначала попадает на склад, а потом уже в торговую точку. Однако поставка непосредственно в точку продаж так ли уж ускоряет процесс? Сразу ли товар становится доступным к продаже? Через какой период возможна его реализация? Не стоит забывать и о времени поставки в аптеку. Товар, поступивший в 11 утра и в 16 часов, имеет разные шансы на реализацию. Очередь к кассе, пик покупательской активности, а вам нужно время на приемку товара и его оформление. Вы знаете, что товар уже есть, но реализовать его не можете и продолжаете терять свои продажи.
Автозаказ — прекрасный инструмент для оптимизации временных затрат при условии его качественной настройки с учетом всех особенностей поставки товара.
Как работать эффективно с автозаказом?
Прежде всего необходимо знать, как настроена формула автозаказа. Должны быть учтены нормы товарных запасов для отдельных категорий и групп. Кроме того, определены минимальные и максимальные товарные остатки для каждой торговой точки по позициям. Необходимо вносить и
учитывать дни поставок с целью расчета времени заказа для фиксированных поставщиков. Ведь
не нужно никого убеждать, что при цикле поставки раз в неделю и каждый день объемы заказа будут различными.
Конечно, в автозаказе невозможно отследить затяжные праздники, учесть всплески продаж (эпидемии), но это поможет правильной организации работы в целях исключения нулевых остатков и, следовательно, недополучения прибыли. Он поможет правильно формировать заказ на основе статистических данных, предвидя всплески продаж, а не после них. Например, в супермаркетах категорийные менеджеры, ежедневно получая отчет о потерянных продажах, должны аргументировать отсутствие товара и недополученную прибыль. Это хорошая практика, так как она не только дает понимание и обоснование каждой позиции и цифре, но и контролирует эффективность автозаказа.
Юлия Клименюк, бизнес-тренер
“Фармацевт Практик” #11′ 2016
