Тайм-менеджмент або Володар часу
Справи та обов’язки все додаються і зовсім не залишається часу на сім’ю, друзів чи хобі? Чи не настав час змінитись? Ми не будемо закликати вас виходити із «зони комфорту», а запропонуємо організувати свій час
Почни з себе
Завжди важко зробити перший крок, особливо тоді, коли потрібно змінювати звички. Хто подумки не приміряв на себе роль Іллі Обломова з роману Івана Гончарова? Так чудово, не піднімаючись з дивана, мріяти про те, як треба жити, і нічого для цього не робити. Але ми з вами не належимо до такої категорії громадян. Ми маємо активну життєву позицію, яка і привела нас до стану загнаного коня. З чого ж почати? З планування робочого дня. Подивіться у свій тижневик. Він рясніє списками важливих, дуже важливих і надважливих справ? Кого обманюємо, складаючи їх? Кожен досвідчений працівник знає, що скільки б не було заплановано справ, протягом дня обов’язково «звалятися на голову» ще 2–3, дедлайн яких був вчора.
Першим кроком в складанні реальних планів є фіксування витраченого часу. На початку дня покладіть перед собою аркуш паперу, на якому записуйте види діяльності і витрачений на їх виконання час. Подібні записи протягом тижня допоможуть надалі складати більш реальний план дня.
Дехто може сказати: «Ми пробували організувати свою працю, але у нас нічого не вийшло». Запитайте себе, скільки треба музиканту зіграти п’єсу, щоб звучання твору було бездоганним? А скільки спроб зробили ви? Для того щоб «вийшло», необхідно довести деякі навички до автоматизму, а для цього потрібні зусилля, воля і … час. Тільки тоді навичка стане звичкою, яка, як відомо, друга натура.
Як планувати робочий день
Наукова організація праці запевняє, що на планові роботи потрібно витрачати 60% робочого часу (при 8-годинному робочому дні це близько 4,5–5 год). На форс-мажорні обставини, непередбачені дзвінки і візити необхідно виділити не менше 20% (близько 1,5 год). Решта часу (20%) відводиться на отримання нової інформації, навчання та розвиток. Його можна використовувати щодня чи накопичувати для відвідування необхідних семінарів або тренінгів.
Кілька порад
-
- Тримайте перфекціонізм під контролем! Прагнення до ідеального результату — найкоротший шлях до недотримання термінів
- Працювати довше не означає працювати краще
- Дозволяйте собі відпочивати
Якщо ваша робота передбачає обслуговуванням відвідувачів або клієнтів, а саме так працює більшість фармацевтів, тоді вам важливо визначити, скільки робочого часу потрібно на виконання справ, які залежать від обставин, а скільки можна спланувати заздалегідь. Як це зробити? Спробуйте використовувати формулу 70:20:10, тобто 70% часу не планується, 20% — заплановані роботи, 10% — отримання нової інформації, навчання. Можуть бути й інші варіанти: 50:30:20 або 80:10:10. Спробуйте застосувати кожну з формул і підберіть ту, що найбільше підходить до ваших умов.
Планування — ключ до успіху
Найголовніша причина втрати робочого часу полягає в невмінні або небажанні планувати свій день. Це стосується як окремого менеджера, так і організації в цілому. Планування — це двосічна зброя. З одного боку, воно дозволяє контролювати роботу підлеглих, з іншого — вимагає від керівництва певних зобов’язань. Так, керівник компанії має чітко знати мету, якої він прагне, визначити стратегію розвитку компанії, усвідомлювати тактичні цілі і доводити цю інформацію до своїх співробітників.
Якщо ваша мета полягає тільки в отриманні особистого прибутку, не варто очікувати від підлеглих великого завзяття в роботі. Ніхто з них, засукавши рукава, не «кинеться в бій» для того, щоб зробити вас мільйонером! Ваша ідея повинна бути легка і зрозуміла кожному. Але навіть така ідея не знайде бажаної підтримки, якщо ви не маєте уявлення про шляхи її досягнення, втілених в перспективному плані. З урахуванням цього документа, розрахованого на кілька років, складають річний план, який ставить перед співробітниками конкретні завдання, а також квартальні і місячні плани, які окреслюють етапи здійснення цих завдань.
Але навіть найкращий план не буде ефективним, якщо у співробітників компанії немає розуміння свого місця в робочому процесі, завдань, які стоять безпосередньо перед ними, а праця слабо мотивована (зарплату давно не підвищували, немає перспектив кар’єрного росту). Залученість працівників у процес планування дозволяє оптимізувати роботу організації і кожному усвідомити свої задачі для досягнення мети.
Планування роботи на тиждень і робочий день дозволяє максимально використовувати час кожного фахівця. Але важливо знати, скільки часу йде на той чи інший процес. Прорахунки в оцінці швидкості роботи і результативності окремих співробітників можуть створювати дефіцит робочого часу.
Плануємо роботу виконавців
Підвищити ефективність праці співробітників компанії на 25–30% можна шляхом оперативного планування їх роботи. Менеджерам рекомендовано ввести в практику щоденну видачу завдань виконавцям на наступний день, дотримуючись принципу 60:20:20. Для цього потрібно мати уявлення про час, необхідний для виконання завдань, а також передбачати форс-мажорні обставини. Слід продумувати 2–3 запасних доручення, якщо через незалежні від підлеглого обставини, завдання не може бути виконано. Такий підхід дозволить уникнути простоїв у роботі підлеглих і заощадити час менеджера, який в іншому випадку буде змушений витратити його на підготовку і видачу нового завдання. Слід пам’ятати, що необхідно контролювати виконання доручень, аналізувати час виконання і його ефективність.
Окремо хотілося б сказати про вимогу «вміння працювати в умовах багатозадачності», яку сьогодні дуже часто висувають претендентам на посаду. Це міф. Багатозадачність значно знижує концентрацію уваги і ваш працівник буде припускатись багатьох помилок. Жодна людина не може робити кілька справ одночасно і належної якості.
Правила керування часом
Коли є сформовані правила роботи, розуміння її специфіки і труднощів, які можуть виникнути, організація часу є нескладним процесом. В умовах обмеженого часу людина здатна більше концентруватись і бути більш продуктивною. Пропонуємо розглянути кілька правил ефективного керуванням часом.
Адаптуйте план під себе. Це ваш час і ваше життя. Вам має бути комфортно в запропонованому режимі. Цінуйте свій час і зробіть його цінним для інших.
Аналізуйте завдання за матрицею Ейзенхауера. Розпишіть завдання на день по квадратах: «Термінові і важливі», «Нетермінові і важливі», «Термінові, неважливі», «Нетермінові, неважливі». Справи з квадрата № 1 — «Термінові і важливі» — ваш пріоритет, їх потрібно робити в першу чергу. Завдання з квадрата № 2 можна розтягнути на кілька днів. В квадраті № 3 — те, що потрібно делегувати або автоматизувати. А завдання квадрата № 4 — просто викреслити зі списку.
Фіксуйте завдання та їхній дедлайн. Створіть декілька списків:
- глобальний, який буде фіксувати довгострокові плани і цілі;
- місячний;
- щоденний, де буде записаний перелік справ на день.
Щоденний список завдань складайте щовечора на наступний день. Навпроти кожної справи зазначте її роль у досягненні мети за місячним і глобальним переліком.
Глобальний список почепіть на видноті для додаткової мотивації.
Розбивайте велику роботу на маленькі завдання. Так ви зможете досягти мети, навіть якщо вона спочатку здавалась недосяжною.
Делегуйте повноваження та навчіться користуватись допомогою інших людей.
Підводні камені
Наостанок хотілося б сказати про пристрасть до планування. На жаль, є інший бік медалі. Занадто сильне захоплення тайм-менеджментом підвищує ризик потрапити в пастку «планування заради планування», коли вся компанія витрачає більше часу на планування і підготовку звітів, ніж на виконання роботи. Такий стан речей призводить до нездорового психологічного клімату в колективі, підвищеної тривожності працівників та роздратуванню керівництва. А всіх загалом — до емоційного вигоряння. Тайм-менеджмент призначений оптимізувати робочий час, а не затиснення себе та інших в жорсткі рамки, в яких неможливо жити.
Наталія Малішевська
“Фармацевт Практик” #11′ 2020
