Електронний документообіг в аптеках
Останнім часом все більше суб’єктів господарювання удосконалюють внутрішній документообіг, а також свою роботу з контрагентами. Однією з новел нашого законодавства у цьому напрямку є впровадження на підприємстві електронного документообігу, а саме: ведення обліку документів у електронному вигляді та здійснення їх підпису уповноваженими особами із застосуванням електронного цифрового підпису. Зазначимо, що первинні документи, складені в електронній формі, можуть застосовуватись у бухгалтерському обліку за умови дотримання законодавства, що регулює дану сферу діяльності. При дотриманні всіх вимог, юридична сила документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначено, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис».
Електронний цифровий підпис використовується фізичними та юридичними особами – суб’єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі. Використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для вчинення правочинів у письмовій формі.
У свою чергу, ведення документообігу в електронному вигляді не звільняє суб’єкта господарювання від обов’язку зберігання інформації на електронних носіях, що дає змогу перевірити їх цілісність, і протягом терміну, який не повинен бути меншим за термін, встановленого для відповідних документів на папері. Також на суб’єкта покладається обов’язок щодо виготовлення за свій рахунок копій документів на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.
Державною фіскальною службою України було надано роз’яснення щодо даного питання. Офіційна позиція про запровадження такого порядку ведення обліку документів викладена у Листі від 04.01.2017 р. № 30/6/99-99-15-02-02-15.
Однак на практиці у суб’єктів господарювання виникають питання, які не дають однозначної відповіді щодо можливості застосування такої моделі документообігу. Слід звернути увагу на діяльність аптек та аптечних мереж, яка налічує ряд спеціальних законодавчих вимог, обов’язкових до виконання. Так, з метою дотримання порядку контролю якості лікарських засобів під час роздрібної торгівлі, відповідно до Наказу МОЗ України від 29.09.2014 № 677, на Уповноважену особу підприємства покладено обов’язки щодо оформлення письмових висновків вхідного контролю якості лікарських засобів шляхом відмітки на прибутковій накладній.
Враховуючи той факт, що використання цифрового електронного підпису на електронному документі не спростовує його юридичної сили, аптеки мають можливість впровадження у своїй господарській діяльності електронного документообігу. В свою чергу, Уповноважена особа буде мати право оформлення висновків вхідного контролю якості лікарських засобів шляхом проставляння електронного цифрового підпису та інших обов’язкових реквізитів на електронному документі в системі електронного документообігу.
Громадська спілка «АПАУ» також звернулась за роз’ясненнями до Держлікслужби України та отримала позитивну відповідь щодо можливості ведення в аптеках та аптечних мережах електронного документообігу, зокрема, в частині оформлення висновків вхідного контролю якості лікарських засобів з застосування цифрового підпису Уповноваженої особи.
Джерело: Прес-центр АПАУ
